海南大学法律诊所案卷档案管理办法
为规范海南大学法律诊所案卷档案管理，根据《档案法》，参考《律师业务档案立卷归档办法》，结合法律诊所实际情况和特点，特制定本管理办法。
第一章 原 则
第一条 案卷档案是法律诊所学生从事业务活动的真实记录，反映了诊所教育的全部过程，有利于法律诊所对教学活动进行回顾总结，其基本原则是规范、完整、及时。
第二条 法律诊所实行纸制档案卷宗归档管理，有条件时建立电子档案并纳入档案管理范围，电子档案的管理办法由法律诊所结合纸制档案管理制度另行制定。
第三条 法律诊所学生办理的案卷档案按学期和一案一卷、一卷一号原则立卷。
第四条 承办跨学期的案件，应在学期结束前立卷，学期结束后继续办理。有特殊情况不能继续的，移交下一期法律诊所学生，并变更委托手续，在案卷档案中注明。案卷档案由法律诊所统一保管。
第五条 案卷归档应按诉讼、非诉讼两类立案归档。其中：诉讼类包括刑事（含刑事辩护和刑事代理）、民事诉讼代理及行政诉讼代理等；非诉讼类业务包括法律咨询、仲裁代理及其他非诉讼业务。
第六条 承办业务中应注意收集保存有关材料。案件中使用的各种证明材料、往来公文、谈话笔录、调查记录等材料，都必须用钢笔、中性笔书写或打印，要求字体整齐、清晰。
第二章 归档材料的收集、整理和装订
第七条 承办的案件和法律事务，在案结或办理完毕之后，均应将卷宗中的全部文书材料进行一次全面的检查和整理，补齐遗漏的材料，收集缺失的法律文书，内容相同的文字材料只存一份，已提交法院、仲裁机构或其他有关部门的证据材料，可以副本或复印件入卷归档，属已解除委托合同或当事人撤诉的案件，应有相应的证明文件、裁定或说明附卷。
第八条 在立卷归档当中，遇不便附卷装订的视听资料或实物证据等，承办学生应将该视听资料或证据实物的照片及物证的名称、数量、规格、特征、保管处所、质量及检查证明等记载另行装存于卷后，分别保管。
第九条 立卷归档的卷宗，均应按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、卷底的顺序排列。而卷内的档案材料则应按照诉讼程序的客观进程或时间顺序排列。具体卷宗材料装订顺序如下：
【刑事案件卷】
1、受理案件记录（接待记录）；
2、委托手续（授权委托书、委托代理合同、委托人身份证明复印件）；
3、起诉书、上诉书；
4、阅卷笔录及法院案卷证据复印件；
5、会见被告人、委托人、证人笔录；
6、调查材料；
7、小组讨论记录和诉讼方案；
8、出庭通知书；
9、辩护词或代理词；
10、裁定书、判决书；
11、上诉书、抗诉书；
12、办案小结。
【民事、行政代理案件卷】
1、受理案件记录（接待记录）；
2、委托手续（授权委托书、委托代理合同、委托人身份证明复印件）；
3、起诉书、上诉状或答辩状；
4、阅卷笔录及其案卷材料复印件；
5、会见当事人谈话笔录；
6、调查材料（证人证言、书证）；
7、诉讼保全申请书、证据保全申请书、先行给付申请书和法院裁定书；
8、小组讨论记录和诉讼方案；
9、出庭通知书；
10、代理词；
11、判决书、裁定书、调解书、上诉书；
12、办案小结。
【其他非诉讼法律事务卷】
1、受理案件记录（接待记录）；
2、委托手续（授权委托书、委托代理合同、委托人身份证明复印件）；
3、委托人提供的证据材料；
4、调查材料；
5、仲裁申请书、答辩书
6、出具的法律意见，或草拟的法律文书、办理具体法律事务活动的记录等；
7、工作小结。
第十条 业务档案一律使用阿拉伯数字逐页编码，两面有字的要两面编码，无字页不编页码。页码位置正面在右边上角，背面在左上角，用打号机打印。
第十一条 档案的立案装订时，均应用钢笔或毛笔填写案卷封面及卷内目录（含备考内容），内容要清楚，字迹要工整，卷内文字材料的说明，可按页码顺序填写在备考表内或卷内目录的备注栏。
第十二条 承办案件收案日期应以委托书签订日期或法院指定办理的日期为准；结案日期则以承办律师的当事人收到判决书、裁定书或者调解书之日为准；其他非诉讼法律事务，则以委托事项办结之日为结案之日。
第十三条 档案的立卷装订前，应做好如下几方面的材料整理工作：
1、对破损的材料应进行必要的修补或复制，复制件应放在原件的后面：
2、对字迹难以辨认的材料应当在原件后附上抄件；
3、卷面窄于或小于A4纸的材料，应用A4纸加衬底；卷面大于A4纸的材料，应按其他材料的卷面大小折叠整齐；
4、须附卷的信封应打开平放，邮票应设法保留；
5、文书材料上的金属物要全部剔除干净。
第十四条 案卷装订一律使用棉线绳，三孔装订牢固，做到文件齐全、整齐有序、合乎规范。
第三章 归档管理
第十五条 各小组承办的案卷材料，均应在案结或事务办结后的十天内整理和立卷装订。装订成册后，由组长负责移送本期法律诊所班长，并制定移交清单和办理相应的档案移交手续。
第十六条 班长接受档案移交时，应对所移交的档案进行严格的审查，凡不符合本规定要求的，一律退回立卷人重新整理，全部合格后，方能办理正式移交手续。
第十七条 凡涉及国家机密和个人隐私的卷宗均应列为密卷，确定密级，并应在档案封面的右上角注明“密卷”。
第十八条 凡已移交的档案卷宗均应由本期法律诊所班长负责妥为管理。法律诊所学生需要借阅的，应办理借阅手续和明确借阅档案的卷号及归还时间。
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